¿Teletrabajo como llave para la era “post coronavirus”? 4 aspectos a tomar en cuenta

(CRHoy.com). Si algo ha dejado claro la crisis por el coronavirus COVID-19 es que el mundo no va a ser el mismo. Incluso, aún es temprano para imaginar las muchísimas repercusiones que esto tendrá en distintos campos de la vida cotidiana, la economía, el trabajo y la sociedad.

Hay quienes apuntan a que uno de los principales cambios ocurrirá con en la vida laboral. El teletrabajo podrá convertirse en una opción para que muchos mantengan con vida sus actividades comerciales y laborales en medio de las tempestades económicas que se avecinan.

Esta modalidad no es nueva. Muchas empresas, desde hace tiempo, lo aplican. Algunas en ciertos días y otras a tiempo completo. Así que, para las que ya llevan camino recorrido, la coyuntura del COVID-19 no representa ningún obstáculo. Sin embargo, existen compañías (y hasta entidades estatales) que se vieron sorprendidas por las medidas de aislamiento físico y social sin contar con la capacidad necesaria para echar mano del teletrabajo.

Herbert y Francisco Rodríguez forman parte de la empres Rolosa, una compañía costarricense dedicada a desarrollar y distribución de software. Ellos llevan tiempo –al menos 2 años- aplicando el teletrabajo de manera prácticamente constante dentro de la organización.

Al inicio, la implementación de esta modalidad fue difícil, pero se superaron los retos para depurar los procedimientos y la infraestructura a utilizar. Ahora apuntan a que el rendimiento laboral es óptimo y, en momentos de crisis, confían en que más organizaciones puedan replicar su experiencia para enfrentar los embates "post COVID-19".

"Nos enfrentábamos a un problema mayor ¿Cómo hacer para confiar en los compañeros y que todo mundo hiciera su trabajo? Tuvimos que hacer un trabajo de convencimiento, donde todo mundo supiera por qué era bueno hacerlo (el teletrabajo) y que no íbamos a controlar a nadie por cámaras.

"Ahora todos trabajamos como si estuviéramos en la oficina. Se les asignan trabajos y tienen que responder como si estuvieran en la oficina. No controlamos a nadie. Todo ha sido a base de confianza", expresó Francisco Rodríguez, quien explicó que también sensibilizaron a los familiares de los trabajadores para que comprendieran que estar en casa no es sinónimo a "estar de vagos".

¿Qué se necesita para echar a andar el teletrabajo? Herbert Rodríguez explicó que para que la modalidad sea "exitosa" se requieren implementar 4 aspectos trascendentales:

• Infraestructura:

Que la central telefónica sea accedida por todos los miembros de la empresa a través de sus celulares o computadoras, contar con un chat interno para facilitar la comunicación entre los colaboradores, contar con un sistema de videoconferencia (hay muchas opciones gratuitas), redundancia en Internet en la sede central de la empresa (para atender eventualidades), planta eléctrica pequeña (si se va la luz, que respalden los servidores para así atender clientes).

• Operación:

Contar con herramientas para centralizar la documentación y los insumos claves para la operatividad de la empresa. De esta manera, todos podrán acceder cuando lo requieran. Es decir, tener datos e insumos centralizados en un servidor (o plataforma) para consultar información cuando cualquier colaborador lo requiera.

• Socialización de la empresa:

Incentivar espacios sociales entre los colaboradores (torneos o juegos en línea) para impulsar el esparcimiento. De igual manera, mantener la celebración de fechas especiales para los empleados (como los cumpleaños). Por ejemplo, cantar cumpleaños de manera virtual y –en la medida de lo posible- enviar un pedacito de queque a la casa del homenajeado. Este tipo de cosas afianzan el sentido de pertenencia hacia la compañía.

• Comunicación:

Que los colaboradores mantengan comunicación constante vía telefónica y a través del chat laboral designado. Este último es lo más importante. Por ejemplo, mantener como 'regla básica' los saludos de buenos días o –por ejemplo- informar el momento en que almorzarán.

"Haya o no haya coronavirus, no vemos necesidad de que los colaboradores vuelvan (…) A las empresas que puedan estar en problemas y ven el teletrabajo como una oportunidad de mantenerse a flote, les decimos que pensamos que en un plazo de 15 días se puede implementar un sistema de teletrabajo. Estamos en una situación de guerra. Aquí no podemos decir que tomaremos 6 meses para entrenar a la gente. En un mes, por tarde, la empresa podría cerrar", detalló Francisco Rodríguez, quien cree que una compañía requiere una inversión mínima de entre $3 mil y $5 mil para aplicar esta modalidad.

Confianza y compromiso

Víctor Garro, docente de la Escuela de Ingeniería en Computación del Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC), explicó que 4 factores son trascendentales para definir si el teletrabajo es posible a aplicar en una empresa: social, cultural, profesional y personal.

"La confianza que se le tenga al trabajador o al equipo de colaboradores es fundamental. También el empleador debe determinar si la persona es apta para hacer teletrabajo, porque existen algunas que necesitan del ambiente de su oficina para rendir de manera correcta", agregó Garro, en una publicación oficial en el sitio web del TEC.

Ya con el teletrabajo en aplicación, el académico agrega que "medir la eficiencia de cada empleado es muy importante. Para eso, la existencia de una herramienta o método que permita llevar periódicamente una métrica de las funciones realizadas es necesaria si se quiere garantizar el éxito del teletrabajo.

"El acondicionamiento de la casa o las instalaciones desde donde se brinde el servicio, debe ser también el adecuado. El empleado debe contar con todas las facilidades que tendría en su oficina. Desde la mejor conexión a Internet posible hasta la calidad e idoneidad de la silla en donde se sienta", subrayó el experto en el tema.

"También el entorno de la persona debe comprender la situación y colaborarle. Para algunos, en su lugar de residencia puede haber varios elementos distractores que no sean beneficiosos. La atención de hijos pequeños, demás miembros de la familia o incluso de otras labores del hogar no deben desconcentrar", concluyó Garro.

A este jueves 9 de abril, Costa Rica reportaba 539 casos positivos de COVID-19 y 3 personas fallecidas por ese padecimiento.