Auditoría: Contratos de MSJ con abogados externos carecen de controles
Documento señala ausencia de controles financieros
Los contratos de la Municipalidad de San José con abogados externos carecen de controles e incumplimiento por los procesos de fiscalización, según reveló un informe de la Auditoría Interna del Gobierno Local.
El informe Estudio Especial: Gestión Externa de Abogados del 4 de diciembre de 2023 evaluó la eficacia en la gestión de cobro vía judicial y extrajudicial durante el periodo 2022 y analizar cada uno de los procesos relacionados.
El documento suscrito por Éric Gutiérrez Desanti, sub auditor interno de la Auditoría Interna de la Municipalidad de San José, se hizo para mejorar la calidad de los servicios brindados a los ciudadanos de la ciudad capital.
Dentro de los principales hallazgos se encuentra el que las actividades vinculadas con la gestión externa de abogados carecen de puntos de control de calidad previos, así como tampoco con un registro electrónico que establezca la trazabilidad de las cuentas remitidas a los abogados externos.
"El Contrato de la Licitación Pública 2018LN-000004-0015499999 en su punto II, establece: "Son obligaciones de la "La Municipalidad", c) Establecer los sistemas de control adecuados para valorar el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista.
"La Jefatura de la Sección Gestión de Cobro (periodo 2022) omitió establecer puntos de control de calidad, y mecanismos para visualizar la trazabilidad, de las actividades relacionadas con la gestión externa de abogados, situación que fue confirmada por la Jefatura actual de la Sección Gestión de Cobro", señaló el informe.
El informe reveló un debilitamiento del sistema de control interno de los procesos sustantivos, lo cual incide en la eficiencia, eficacia y transparencia hacia la evaluación y mejora constante del cumplimiento de metas, objetivos y la misión institucional.
A la Jefatura de la Sección de Gestión de Cobro se recomendó establecer los puntos de control y calidad, así como mecanismos de supervisión para enmarcar la gestión de abogados externos para llevar un control acerca de las actividades, tareas y resultados en tiempo y forma para visualizar la trazabilidad.
Falta de expediente
La Auditoría Interna detectó que no se elaboraron expedientes individuales para el control de las gestiones efectuadas por los abogados externos en la licitación que permitió la adjudicación a múltiples contratos municipales.
El Reglamento de procedimientos tributarios municipales de la Municipalidad de San José establece la urgencia de llevar un expediente de cada uno de los abogados externas para llevar las documentación relacionada con su contratación y procesos asignados.
En cuanto a las Normas de Control Interno para el Sector Público establece la necesidad de entablar medidas para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes se registren y documenten en el tiempo adecuado.
"No se cumplió con el requerimiento normativo correspondiente, por parte de la Jefatura de Sección Gestión de Cobro (periodo 2022), situación que fue confirmada por la Jefatura actual de la Sección Gestión de Cobro.
"Incumplimiento normativo que afecta la calidad y oportunidad del sistema de control interno, y una adecuada, clara y oportuna rendición de cuentas".
En cuanto a la evaluación de abogados externos, el informe detalló que no se llevaron a cabo las evaluaciones para cada una de las firmas contratadas.
El título 11. Evaluación de Servicios de Pliego de Condiciones de la licitación pública señaló que el abogado, el asistente y el personero de la Municipalidad debían firmar y sellar la boleta de trabajo que lleva el funcionario con las anotaciones sobre los casos revisados.
También planteó lo relacionado con el compromiso para corregir o actualizar los casos evidenciados cuando existan para que de esta manera se les entregara una copia para solucionar posibles inconsistencias.
Se encontró una ausencia sobre ese rubro y se le encomendó a la Jefatura del Departamento de Gestión Tributaria establecer directrices para que en futuras contrataciones de abogados externos se cumpla con la evaluación de servicios prestados.
Sin análisis financiero
En cuanto al análisis financiero de costo beneficio de la gestión externa, el informe de Auditoría no encontró evidencia sobre las labores de evaluación vinculadas a:
- Montos de cuentas que se encuentran pendientes de resolución de procesos judiciales.
- Montos de las cuentas recuperadas producto de la gestión externa de abogados.
- Erogaciones realizadas como contraprestación de los servicios profesionales
"No se consideró necesario realizar análisis financiero como medio de control y garantía a una adecuada gestión externa de los abogados para recuperar los fondos públicos, situación que fue confirmada por la Jefatura Sección Gestión de Cobro. Debilitamiento del sistema de control interno de los procesos sustantivos, lo que incide en los conceptos de eficiencia, eficacia y transparencia", detalló el informe.
La recomendación a la jefatura del Departamento de Gestión Tributaria fue la de establecer directrices para que en futuras contrataciones de abogados externos se apliquen los análisis financieros de costo beneficio al final de cada periodo.