¿Puedo eliminar archivos personales de la computadora si me despiden? Esto resolvió la Sala IV

Un hombre de apellido Fuentes interpuso un recurso de amparo contra una empresa de tecnología, pues le solicitaron realizar un respaldo de toda la información contenida en la computadora empresarial, incluyendo aquellos archivos que él consideraba personales y sensibles, los cuales fueron almacenados en la nube.

Ante esta situación, acudió a la Sala Constitucional al considerar que se vulneraron sus derechos con el respaldo de su información privada, así como el secreto de sus comunicaciones. Sin embargo, los magistrados declararon sin lugar el recurso, ya que dichos datos únicamente han sido analizados por inteligencia artificial (IA), manteniéndose su total confidencialidad.

Además, en el reglamento interno de la compañía se especifica el uso adecuado de los equipos electrónicos propiedad de la empresa, así como las disposiciones para eliminar la información respaldada una vez concluya el proceso de investigación que se sigue contra el funcionario.

Este caso se tramitó bajo el expediente 24-005522-0007-CO.

El recurso de amparo

Fuentes y su abogado presentaron el recurso de amparo el 28 de febrero de 2024.

Él laboró en la compañía de tecnología como representante de ventas desde el 16 de agosto de 2021 hasta el 10 de enero de 2024, cuando fue despedido con responsabilidad patronal.

El 9 de diciembre de 2022, a Fuentes se le indicó por medio de correo electrónico que no podía eliminar ni modificar ningún archivo de su computadora. Además, alegó que nunca fue informado sobre su derecho a eliminar archivos personales.

En esa misma comunicación se le adjuntó un documento donde se le informaba que la información respaldada sería "retenida". A partir de esa fecha, recibió tres recordatorios adicionales de que el proceso seguía vigente.

El último recordatorio se envió el 7 de diciembre de 2023, cuando se le notificó que debía entregar su computadora portátil para proceder con el respaldo.

Sin embargo, meses antes, específicamente en junio de 2023, ya lo habían citado a un hotel, donde abogados de la empresa le mostraron una serie de comunicaciones privadas que ya estaban impresas y almacenadas en un expediente.

El respaldo

Finalmente, el 7 de diciembre recibió un correo en el que se le indicó que debía entregar el equipo electrónico a un funcionario de apellido Rivera, quien realizaría el proceso de extracción de la información.

Un día después, Fuentes se reunió con Rivera para realizar el respaldo, proceso durante el cual pudo estar presente.

Durante esa sesión, el funcionario le informó lo siguiente:

• Debía realizarse el respaldo total de toda la información almacenada.
• El proceso tomaría aproximadamente 30 minutos.
• No se requerían contraseñas, ya que podía accederse a la computadora mediante un dispositivo que desactiva la encriptación y toma una copia completa de todos los datos.
• A pesar de que existían carpetas marcadas como personales, todo iba a ser copiado. Los datos serían subidos a la nube de la empresa, y a partir de ahí se desconocía quién tendría acceso a la información.
• El mismo proceso se había realizado con otras personas previamente citadas.

Fuentes acudió a la Sala IV alegando que en las carpetas personales existían fotografías sensibles, como imágenes de sus hijos bebés bañándose o de su esposa en proceso de lactancia.

¿Qué argumentó el recurrente?

Fuentes explicó que no fue invitado a ninguna sesión de revisión de su dispositivo y que, para la fecha del respaldo, ya terceros habían vulnerado el secreto de sus comunicaciones.

Por ello, solicitó que se abstuvieran de respaldar datos como sus carpetas personales, mensajes de WhatsApp y fotografías, ya que esa era su única garantía de que dichos archivos no habían sido revisados por nadie.

Asimismo, argumentó que desconocer el paradero o quién tiene acceso a sus datos le estaba generando problemas emocionales, ansiedad e incluso afectaciones en su vida conyugal.

También alegó que la decisión de despedirlo se había tomado antes de la sesión de respaldo, por lo que no era necesario almacenar su información personal en la nube de la empresa.

¿Qué contenido había en la computadora?

Entre los archivos almacenados en la computadora se encontraban:

• Fotografías y videos de sus hijos, de 1 y 5 años, desnudos mientras se bañaban.
• Fotografías enviadas por su esposa a través de WhatsApp con carácter completamente privado, que se guardaron automáticamente en el equipo.
• Documentos con horarios y centros educativos de sus hijos.
• Documentación confidencial relacionada con sociedades anónimas y compañías de responsabilidad limitada donde es propietario, incluyendo acuerdos operativos, estados financieros y certificados de propiedad.
• Fotografías de los senos de su esposa mientras amamantaba, también compartidas con carácter privado.

Versión de la empresa

Una mujer de apellido Pacheco, en su calidad de representante de la empresa, compareció ante la Sala IV en la audiencia del 11 de marzo de 2024.

Detalló que la compañía cuenta con una política de uso aceptable de los dispositivos electrónicos puestos a disposición de los empleados como herramientas de trabajo.

También señaló que Fuentes tenía conocimiento de dicho reglamento y aceptó vincularse a la empresa bajo esas condiciones. Por tanto, fue él quien, de forma "libre y unilateral", decidió utilizar los dispositivos laborales para fines personales.

La empresa alegó que la recolección de datos se realizó con el consentimiento expreso del recurrente y que, si bien se efectuó el respaldo, los datos no habían sido revisados ni compartidos, sino que permanecían bajo custodia empresarial.

Argumentación de la empresa

Pacheco indicó que el uso de los dispositivos para fines personales fue una decisión informada del trabajador.

Además, manifestó que, pese a que la empresa proporciona los equipos necesarios, nada impide que los funcionarios utilicen sus propios teléfonos, computadoras u otros dispositivos para temas personales.

No obstante, admitieron que, por razones de comodidad o prácticas habituales, muchos colaboradores optan por no diferenciar entre dispositivos personales y empresariales, lo cual ha dado pie al uso personal de los equipos de trabajo.

La compañía recalcó que la información respaldada no ha sido revisada por personas, sino mediante inteligencia artificial. Los programas ejecutan rutinas que generan resultados de acuerdo con parámetros predefinidos, los cuales no incluyen archivos rotulados como personales ni fotografías.

Asimismo, reiteraron que no se ha producido una apertura de datos, únicamente una revisión automatizada, y que la información no se almacena de forma permanente, sino que puede eliminarse al finalizar la investigación.

Pacheco negó que el despido de Fuentes tuviera relación con el almacenamiento de datos, indicando que fue una decisión exclusiva del patrono. Además, señalaron estar dispuestos a proceder con el eventual borrado de la información.

Ante esto, la empresa solicitó a la Sala IV que rechazara el recurso, al considerar que se respetaron todos los derechos fundamentales y el ordenamiento jurídico constitucional.

Versión de la Sala IV

Los magistrados admitieron el recurso a análisis, pues se constató que la empresa sí se encontraba en una posición de poder frente al recurrente, lo que podría, en ciertas circunstancias, dar lugar a vulneraciones de derechos constitucionales.

Sin embargo, se comprobó que la información respaldada no ha sido revisada y se mantiene bajo completa confidencialidad, conforme a la política de la empresa.

También se constató que la compañía se abstendrá de acceder a o revisar información de naturaleza privada o personal.

Por lo tanto, una vez concluida la investigación, la información personal podrá ser eliminada, mediante un proceso en el que participará el interesado junto con personal de la empresa, garantizando que los datos empresariales permanezcan resguardados.

Es decir, la información no ha sido revisada y se mantiene su completa confidencialidad conforme a la política de la empresa, señalaron los magistrados.

En consecuencia, la Sala IV declaró sin lugar el recurso en todos sus extremos.