Auditoría del MEP: No hay claridad ni trazabilidad en proyectos de convenios internacionales

(CRHoy.com).-La Auditoría Interna del Ministerio de Educación Pública (MEP) detectó una serie de debilidades en la claridad y trazabilidad de los proyectos que tiene la institución con organismos internacionales, según el informe 15-2022.

El MEP cuenta con una Dirección de Asuntos Internacionales y Cooperación (DAIC), la cual realiza una labor de enlazar y facilitar entre el nivel político y cualquier otro organismo en materia de cooperación; además debe brindar apoyo de las dependencias del ministerio en la negociación de programas y proyectos de cooperación.

Uno de los señalamientos de la Auditoría es que la DAIC no contaba, para el momento del estudio, con un registro de cooperantes actualizados, aunque según el decreto de su creación, establece ese registro y además la disponibilidad de recursos, procedimientos, plazos y condiciones para acceder a los mismos.

En una respuesta enviada por la DAIC a la Auditoría se indica que la cooperación que canaliza esos fondos no reembolsables está vinculada a las prioridades del Plan Nacional de Desarrollo e institucionales.

"La cooperación de fuentes multilaterales, se establece a través de Planes de Trabajo bianuales (UNICEF, OEI) y Convenios de cooperación con organismos como (ILANUD, ACNUR). Esta dinámica de la gestión de la cooperación proveniente de fuentes multilaterales, desde lo que corresponde a la Dirección de Cooperación en el MEP, no contempla mecanismos previos de registros, o de la disponibilidad de recursos, plazos y condiciones para acceder a los mismos, como sí ocurre en la gestión de la cooperación a nivel de los entes rectores de su administración como lo es Mideplan y el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto", indicó la DAIC.

La Auditoría también determinó que hubo una falta de información a dependencias del nivel central y regional en formulación y negociación de programas y proyectos de cooperación. Aunque la DAIC adujo que dicha comunicación se vio afectada por el periodo de pandemia, entre el 2020 y 2021, el estudio estableció que el último acercamiento con las direcciones regionales se dio en los años 2012 y 2013.

"Han pasado más de 7 años desde que se tuvo un acercamiento con las regiones; no obstante, es importante considerar que el Ministerio cuenta con herramientas tecnológicas que facilitarían la búsqueda de nuevas estrategias de acercamiento tanto a las oficinas centrales como regionales, con el fin de definir y canalizar políticas de comunicación eficientes que garanticen el acceso a la información oportuna y la maximización de los recursos", señaló la Auditoría.

¿Cómo se le da seguimiento a los proyectos? El informe reveló que la DAIC tiene una matriz de seguimiento en Excel y cuando se analizó la información de la base de datos, detectaron que se encontraba, en ese momento, desactualizada y no incluía proyectos de ACNUR (Agencia de la ONU para los Refugiados), IIPE-UNESCO (Oficina para América Latina y el Caribe del Instituto Internacional de Planeamiento de la Educación de la UNESCO).

Además, la DAIC no remitía, al momento de la Auditoría, informes periódicos de los programas o proyectos de cooperación al Departamento de Programación y Evaluación de la Dirección de Planificación Institucional, en los cuales se pudiera establecer el grado de avance de los mismos.

Integración personas refugiadas

Uno de los proyectos, que se realiza precisamente con el ACNUR, busca la integración de las personas refugiadas al sistema educativo costarricense. Tras la revisión del mismo realizado por la Auditoría se determinó lo siguiente:

1. Ausencia de documentación que respalde la entrega de los informes anuales al Jerarca Institucional del MEP y al Representante del ACNUR por parte del equipo de trabajo de la ejecución de proyecto de cooperación.
2. No se cuenta con información de la integración del equipo de trabajo, el cual tiene como tarea evaluar y dar seguimiento al proyecto ACNUR.
3. En una segunda intervención se le consultó a la DAIC, si habían suscrito documento formal, dirigido a cada representante, donde indicara la integración del equipo técnico responsable del proyecto. Al respecto se indicó; No contar con oficios o documento de comunicación a los representantes de las unidades ejecutoras que atienden este proyecto.
4. La integración del equipo de trabajo se contempla en la Cláusula del Convenio de Cooperación MEP-ACNUR firmado en el 2018; sin embargo, se determinó que no existe un equipo ejecutor del proyecto nombrado formalmente.
5. Ausencia de los Planes de trabajo de los años 2020 y 2021 los cuales forman parte de las actividades de control del proyecto ACNUR-MEP.

Algunas debilidades en la trazabilidad de los proyectos se presentan debido a que la DAIC no tiene un único expediente que incluya la información total para cada convenio y ante la revisión que hizo de los documentos, la Auditoría, en la Dirección Jurídica, establecieron que no existe toda la información para determinar o conocer el seguimiento de los mismos y tener información clara sobre el estado de los programas.