CGR cuestiona posible concentración de proveedores en el AyA

(CRHoy.com).- El Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AYA) no analiza en qué gasta el dinero, ya que, según un estudio de la Contraloría General de la República (CGR) no se estudia de manera preventiva el comportamiento de las contrataciones en las regiones; las compras adjudicadas a un mismo proveedor; la cantidad de veces que se adjudicó la oferta mayor; el tiempo transcurrido entre la recepción de las ofertas y la adjudicación, así como las compras hechas a un mismo artículo.

La CGR emitió un informe de auditoría especial acerca de la "Suficiencia de las actividades de control preventivas en el proceso de contratación del AYA". El estudio se realizó entre 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2021. Incluso, el 15 de setiembre de 2022, se presentaron los resultados a Jorge Luis Zapata Arroyo, Gerente General; Jeniffer Fernández Guillén, Directora de Proveeduría; Karen Espinoza Vindas, Auditora Interna; Rodolfo Lizano Rojas, Director Jurídico; Rodrigo Rodríguez Morales, Director Asesoría Legal de Contratación Administrativa; Roberto Apuy Roldán, funcionario de la Unidad de Control Interno; Ana Cristina Pereira Meneses, enlace y Asesora de Gerencia General.

LA CGR determinó la importancia del estudio tomando como base que en el AYA existen 7 unidades de compras, de las cuales 5 se ubican en direcciones regionales y una en la gran Área Metropolitana. Estas tramitan contrataciones directas de hasta 97 millones de colones, pero en el caso de obra pública el monto es superior. La séptima dirección de compra es la Dirección de Adquisiciones, la cual está adscrita al Departamento de Proveeduría.

¿Por qué son importantes los análisis?

La Contraloría determinó que monitorear estas compras puede brindar información de carácter preventivo y que es una responsabilidad de la institución; además, el AYA debe definir, según sus necesidades, el tipo de estudio sobre estas compras y de esta forma gestionar mejor el riesgo. "Los datos obtenidos producto de estos análisis son alertas para la institución, con el propósito de realizar una verificación posterior y descartar posibles situaciones anómalas (…) la institución carece de información para la trazabilidad y transparencia de la actividad ordinaria, así como la toma de decisiones razonadas y oportunas", explicó la CGR.

La Contraloría señaló que existen debilidades en la "gestión de riesgos del proceso de contratación administrativa en el AyA", lo cual ya había sido comunicado el 7 de julio del 2022 por medio del informe DFOE-SOS-RF-00001-2022. Ante esto, la nueva auditoría se enfocó en analizar la primera etapa del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional, la cual es la identificación

Se determinó que hasta el 31 de agosto del presente año, no habían solventado las situaciones comunicadas, de manera que se encuentra pendiente lo siguiente:

1. Se determinó que la Dirección de Proveeduría identificó riesgos aplicables a todo el proceso de contratación institucional, sin considerar y coordinar con otras dependencias participantes en la actividad contractual.
2. Se observó que los riesgos considerados por la Subgerencia de Gestión de Sistemas GAM no se orientan al establecimiento de medidas de control para incidir en los factores de riesgo en busca de minimizar la probabilidad de ocurrencia de riesgos severos o sus consecuencias.
3. Los actores involucrados en el proceso contractual, la Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, la Subgerencia de Gestión de Sistemas Periféricos, Dirección Jurídica y Asesoría Legal de Contratación Administrativa, no tienen identificados riesgos específicos de este proceso.

Responder a tiempo

CRHoy.com consultó al AYA sobre las observaciones hechas por la Contraloría y estas fueron las respuestas

¿La institución no elabora análisis de los datos disponibles en los diferentes sistemas utilizados en el proceso de contratación de bienes, servicios y obra pública, para detectar situaciones riesgosas?

-El AyA sí cuenta con un análisis de datos referentes al proceso de contratación administrativa; no obstante, la CGR emite la disposición para fortalecer y unificar un mecanismo que facilite dicho análisis, mismo que se está gestionando para responder en tiempo y forma al órgano contralor.

¿Se carece de información para la trazabilidad y transparencia de la actividad ordinaria, lo cual limita la detección de comportamientos riesgosos que le permitan anticipar y dimensionar los desafíos emergentes, e incide desfavorablemente en la toma de decisiones razonadas y oportunas?

-Nuestra institución viene gestionando el proceso de contratación administrativa, desde el 01 de enero del 2020 mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas del Estado (SICOP), esto para la totalidad de las contrataciones llevadas a cabo y, en el mismo, se puede corroborar la trazabilidad y la transparencia de esta actividad; sin embargo, la Contraloría viene a evidenciar oportunidades de mejora en los procesos internos, mismas que se acataran tal cual lo dispone el ente contralor.

¿Hay debilidades en la identificación de riesgos específicos del proceso de contratación?

-Mediante la Auditoría realizada por la Contraloría se recomienda integrar el modelo de gestión de riesgos existente y realizar cambios en el marco orientador, dichas gestiones se están llevando a cabo para cumplir con los plazos estipulados.

¿La normativa interna del AyA en materia de contratación no precisa las funciones y responsabilidades de los diversos actores participantes en la actividad contractual?

-El AyA cuenta con reglamentos y manuales donde se identifican los actores involucrados, sus funciones y responsabilidades atinentes al proceso de contratación administrativa; la disposición del ente contralor recomienda precisar estos elementos en las unidades de compra desconcentradas, aspecto que está siendo considerado en la elaboración de la nueva normativa con ocasión de la entrada en vigencia de la nueva Ley de Contratación Pública que rige partir del 01 de diciembre del 2022.