Auditoría del MEP advierte: Desactualización de manual estaría generando sumas pagadas de más

Docente y estudiantes. (Foto ilustrativa/CRH).

(CRHoy.com). – Un informe de Auditoría Interna evidenció que el "Manual de Procedimientos" con que cuenta la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública (MEP), no está actualizado y no especifica en detalle todas las fases que se desarrollan para la asignación, modificación o eliminación del incentivo de grupo profesional.

De acuerdo con el documento 20-2020, el hecho de no contar con un manual actualizado, donde se incluyan los roles y responsabilidades para la asignación de grupos profesionales puede provocar que cada analista y aprobador trabaje según su criterio sin puntos de control y responsabilidades claramente definidas.

Incluso el informe advierte que está "poniendo en riesgo el adecuado desarrollo de las actividades que corresponden a este incentivo, así como el generar pagos incorrectos que ocasionen sumas de más".

El estudio se realizó de acuerdo con el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el periodo comprendido entre julio 2018 y julio 2019, ampliándose en aquellos casos en que se consideró necesario.

El objetivo era evaluar el cumplimiento de requisitos para el otorgamiento de grupos profesionales en las clases de puesto docentes, administrativo docente y técnico docente, de conformidad con lo regulado por el Estatuto del Servicio Civil, resoluciones emitidas por Carrera Docente y el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

Incentivos

El componente salarial definido como grupos profesionales es otorgado al personal docente, técnico docente y administrativo docente de acuerdo al grado académico profesional y la especialidad del puesto que la administración requiere para el ejercicio laboral.

De acuerdo con lo establecido en el Estatuto del Servicio Civil el personal docente, se clasifica en: profesores titulados; profesores autorizados y profesores aspirantes.

Además, se presentan diferencias en la forma de realizar el proceso por parte de los funcionarios de las direcciones regionales y de la Plataforma de Servicios (oficinas centrales, donde se detectó lo siguiente:

1. Las direcciones regionales desconocen el Manual de Procedimientos de grupo profesional, emitido el 23 de abril de 2018, no les fue comunicado.
2. El documento no contempla la participación de las direcciones regionales de educación y no tiene la secuencia de las actividades que deben realizar, donde se indique el quién, cómo, dónde, cuándo y para qué debe realizarse.
3. No se define el procedimiento a seguir en los casos de un grupo profesional mal asignado o que no corresponde, quién es el responsable de realizar el debido proceso para comunicarle al usuario respecto a su situación, ya sea que se genere o no el pago de sumas incorrectas, en cuyo caso debe establecerse el procedimiento para la recuperación de las sumas pagadas de más o de menos generadas por el error.
4. No se define la responsabilidad del funcionario con perfil de aprobador que validó la asignación errónea del grupo profesional.

Lentitud

A manera de ejemplo, se expone un caso identificado por la Auditoría Interna en la Dirección Regional de Educación San José Norte.

En este caso, se le asignó a un funcionario erróneamente el grupo. Cuando la persona se presentó a realizar una gestión en la Plataforma de Servicios, el analista identificó el error, y le informó al usuario que se le está pagando con un grupo profesional que no le corresponde.

Dicha situación se identificó el 16 de julio del 2019 y al 19 de julio del 2019, aún no se había trasladado el caso a la jefatura o supervisión correspondiente para que se iniciara el debido proceso.

Sin embargo, fueron necesarios 3 meses para corregir el error.

"El 27 de setiembre del 2019 esta Auditoría Interna remitió el oficio AI-1818-2019 a la Jefe del Departamento de Gestión de Trámites y Servicios, para que informara sobre las gestiones realizadas sobre el caso en mención… Como se desprende de lo anterior, es posterior a la consulta que realiza esta Auditoría Interna cuando se le notificó a la funcionaria el error cometido por la Administración, y de acuerdo con Integra 2, el 14 de octubre de 2019 se corrigió el grupo profesional a PT4 como correspondía", señala el informe.

Sin controles

De acuerdo con la revisión efectuada, se determinó que el manual de procedimientos no está funcionando como componente del sistema de control interno, no cuenta con la información detallada, ordenada, sistemática e integral que permita identificar todas las instrucciones, responsables e información sobre políticas y directrices definidas.

"De igual forma, las certificaciones emitidas por el sistema de grupos profesionales del Menú MEP, carecen de integridad y autenticidad, ya que pueden ser manipuladas, perdiendo la confiabilidad y el respaldo legal de los movimientos efectuados para este fin", concluye el informe.

Sumado a ello las direcciones regionales dentro del proyecto de desconcentración no cuentan con los mismos recursos y herramientas que utilizan los funcionarios en la Plataforma de Servicios, para realizar de forma ágil y oportuna la asignación de grupo profesional a los funcionarios que lo solicitan.

Cabe agregar que, la unidad de la Plataforma de Servicios no tiene un funcionario destacado para ese fin, ni cuenta con un registro de los casos remitidos al Departamento de control de pagos por los errores en la asignación del grupo profesional, recargando el proceso en una persona y no en un procedimiento, sumado a esto, que las direcciones regionales desconocen del mismo.