Auditoría del MSP revela debilidades en licitación de compras de licencias informáticas

(CRHoy.com).- La Auditoría Interna del Ministerio de Seguridad Pública (MSP) reveló debilidades en todo el proceso de una licitación abreviada con compras de licencias informáticas, esto como parte de un informe de control interno, MSP-DM-AG-817-202, remitido al ministro de dicha cartera, Jorge Luis Torres Carrillo.

El análisis de la Auditoría incluyó todas las fases de la contratación, desde el estudio referencial de precios hasta la fase de ejecución. El monto adjudicado en las diferentes líneas ofertadas fue por más de ¢326 millones, según la información que se consiga en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

La licitación abreviada analizada fue la 2021LA-000014-0007100001 y las licencias fueron adjudicadas el 9 de setiembre del 2021.

CRHoy.com intentó obtener una posición del Ministro de Seguridad, Jorge Torres, pero al cierre de esta nota no habíamos obtenido respuesta.

¿Estudio de mercado?

Una de las primeras observaciones que hizo tiene que ver con el Formulario Referencial de Precios DPI-FO-12003-PC Versión 03, el cual fue hecho por el Departamento de Telemática el 29 de enero del 2021. Se terminó que el monto cotizado por una empresa para las licencias VMWARE VCenter, VSphere Enterprise, VCenter Server 6 Standard o superior, para su uso con licenciamiento VMWARE, vigencia un año o superior en $106.640,94 no coincidía con la cotización 10077, con fecha de 3 días antes y que respalda, precisamente, el estudio de mercado.

En dicha licitación se elaboró un documento de especificaciones técnicas, también hecho el Departamento de Telemática. En el mismo se consignó  como lugar de entrega de las licencias el Almacén Institucional del Ministerio de Seguridad; sin embargo, la entrega se hizo en el Departamento de Tecnologías de Información.

Otra de las observaciones fue con los requisitos de admisibilidad. En 3 de las líneas de licencias que requería el MSP se solicitó, además de la carta de representación, una carta emitida por el fabricante, dirigida a la institución con referencia al cartel, haciendo constar de ser distribuidor e implementador de la marca ofertada en Costa Rica, la cual entre otras cosas debía indicar nivel "Gold", Platino o "Silver", nombres y nivel de certificación de los especialistas del personal que atenderá el soporte.

"No obstante, esta Auditoría General verificó las cartas emitidas por los fabricantes, evidenciando que, en ninguna, se indica los nombres y nivel de certificación de los especialistas que atenderán el soporte", determinó el estudio.

En el informe de la Auditoría se consigna la respuesta de Randall Díaz, Jefatura del Departamento de Telemática, quien dijo que los precios para la suscripción VMWare, que estaba en el estudio referencial de precios, fueron consultados y solicitados vía telefónica y que el proveedor se comprometió a enviar la cotización, pero no lo hizo.

"Continúo manifestando que, todas las licencias se entregaron de manera digital y que, en el documento técnico citado, se solicitó que los bienes debían ser entregados en el Almacén Institucional para efectos del trámite de la factura. Además, señaló que, la nomenclatura de designación a nivel de Partner (Socio de Negocio) sufrió una variación durante el proceso de compra, entre el trascurso de la emisión de las especificaciones técnicas hasta que salió el concurso y estos niveles son según la casa matriz y no consideró estas variaciones para todas las líneas, sino que trató de hacer lo más general posible y que solicitó el requisito 4.2 porque se requería personal especializado para la instalación o activación de las licencias o para el soporte técnico", le indicó Díaz a la Auditoría.

La Auditoría del MSP consideró que la situación vivida con el sitio de entrega de las licencias puede ocasionar riesgos de información para la toma de decisiones, atrasos en la gestión del procedimiento de contratación al darles a los oferentes un lugar distinto al que está referenciado en el pliego de condiciones y una posible confusión al contratista al momento de la entrega.

Otras observaciones se hicieron a la documentación presentada en las ofertas, la cual estaba en SICOP, donde se omitió solicitar subsanaciones, por ejemplo:

• El monto aplicado en la estructura de precios de uno de los oferentes no coincide con el monto del subtotal gravable indicado en la cotización PBA2021-07-007 de fecha 19 de julio de 2021.
• Otro de los oferentes presentó únicamente en su oferta el desglose de la estructura de precios de manera porcentual, omitiendo indicar el desglose del precio de manera absoluta.
• Otra de las empresas presentó una estructura de precios con la aplicación del monto total de la oferta, el cual incluye el IVA (Impuesto al Valor Agregado), por lo que el desglose presentado para los rubros absolutos de mano de obra, insumos, gastos administrativos e utilidad son incorrectos.

Una situación similar se evidenció con el análisis técnico de las ofertas presentadas, ya que uno de los oferentes omitió presentar la declaración jurada indicando los años de experiencia de la empresa en el mercado y otra no presentó la carta de presentación del fabricante.

Casi un mes para refrendo

La Auditoría del MSP descubrió que ya en la fase de formalización del contrato con las empresas adjudicadas, dicho ministerio tardó 22 días hábiles para la aprobación del refrendo interno de dicho documento.

Dicha situación ocurrió con la empresa Sefisa Sistemas Eficientes S.A., adjudicataria de la línea 1. El contrato se elaboró y fue remitido a Dirección de Proveeduría Institucional para revisión y aprobación interna el 5 de octubre del 2021. Sin embargo, fue enviado a la Dirección Jurídica hasta el 4 de noviembre del 2021, día que fue aprobado.

"Transcurrieron 22 días hábiles desde la solicitud de aprobación del contrato hasta la aprobación del refrendo interno, plazo que excede los 15 días hábiles establecidos en el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública", determinó la Auditoría.

Otros señalamientos son inyecciones de contenido presupuestario a adjudicaciones que ya cuentan con el mismo; errores en el monto del pago consignado como especies fiscales.

El tema del refrendo del contrato fue justificado por parte del Subproceso Jurídico Contractual indicando que a veces SICOP remite correos de notificación sobre las gestiones en los procedimientos de contratación, estos no siempre le ingresan en la bandeja de entrada u en ocasiones no los recibe.

Con respecto a la frase "inyecciones de contenido presupuestario", su habría utilizado una fase machote que se usa en los refrendos y el error del monto de las especies fiscales fue un error material.

Dentro de sus conclusiones, la Auditoría evidenció que hubo deficiencias por parte de los funcionarios que realizan los estudios de mercado de la licitación, en cuanto a documentación de los rubros consignados, utilización de formulario referencial de precios desactualizado y con la información del encabezado sobre la declaración jurada incompleta.

"Persisten inconsistencias en el establecimiento de los requisitos indicados en el documento de especificaciones técnicas para la compra de las licencias, en cuanto a la solicitud de una carta emitida por el fabricante con nombres y nivel de certificación del personal las cuales no fueron emitidas por los fabricantes con el detalle solicitado; así como, se omitió indicar al ser la entrega de las licencias de manera digital como lugar de entrega la Dirección de Tecnologías de Información, situación sobre la cual la Subdirección General de la Fuerza Pública ni el Departamento de Programación y Control de la Proveeduría Institucional, realizaron observación alguna al gestionar la solicitud de contratación", indicó la Auditoría del MSP.