¿Por qué una empleada de Purdy Motor aparece en oficios como funcionaria del Ministerio de Seguridad?
Documentos solicitaban el pago para la empresa por más $505 y $4 mil por compra de repuestos
(CRHoy.com).- Una empleada de la empresa Purdy Motor aparece mencionada en oficios como funcionaria del Ministerio de Seguridad (MSP), según consta en documentos en poder de CRHoy.com.
La empleada es Jossette Cerdas y las menciones las hace el comisionado y subdirector de la Fuerza Pública Reinaldo González, en solicitudes de pago del MSP a Purdy por $505 mil y por $4 mil, por la compra de repuestos del ministerio a la entidad privada.
Las menciones hechas por González sobre la empleada de la compañía automotriz forman parte de la compra directa 2018CD-000308-0007100001, la cual fue suspendida por el entonces ministro de Seguridad, Michael Soto, a mediados del año pasado, tras detectar un supuesto exceso de hasta un 34% en el precio de algunos repuestos adquiridos por esa institución.
Además, en esos trámites se adjuntan facturas que fueron firmadas por la empleada de Purdy, dando por recibido y aceptado los repuestos, cuando en realidad esa firma debe hacerla un empleado del ministerio. Las compras se realizaron entre el 21 y 24 de diciembre del 2018.
CRHoy.com intentó obtener una posición de Reinaldo González, Subdirector de la Fuerza Pública; sin embargo, aunque se enviaron varias consultas específicas, la Oficina de Prensa de Seguridad Pública se limitó a decir que es un "error material" que no alteró la recepción de lo solicitado y el pago correspondiente.
La firma de la empleada, Jossette Cerdas, Asesora Post-Venta de la empresa Purdy Motor, aparece en 4 facturas, de las que CRHoy.com tiene copia, luego de un texto que indica: "He recibido la mercadería de conformidad y acepto las condiciones estipuladas". En algunos casos se consigna la hora y la fecha, pero en todas está el nombre, el número de cédula y la firma de Cerdas.
Esta firma tenía que darla un funcionario propiamente del Ministerio de Seguridad (MSP), pues es el recibido conforme de que la institución estaba satisfecha con los productos que estaba comprando, precisamente a la empresa Purdy.
O sea, Cerdas, funcionaria de Purdy que vendió los repuestos al MSP, firmó también las facturas de recibido de los productos, a nombre del Ministerio.
Las firmas de Cerdas se emitieron en un periodo que va del 12 diciembre del 2018 al 20 de mayo del 2019. El total de lo comprado con fondos públicos asciende a $601,723.47 (aproximadamente más de 370 millones de colones).
Sin embargo, en este grupo de facturas no aparece el sello del Departamento de Mantenimiento Vehicular – Sección Administración de Contratos del Ministerio de Seguridad, el cual sí está en los demás documentos de cobro.
¿Error material?
CRHoy.com consultó al MSP y por medio de la Oficina de Prensa ratificaron que Cerdas no es empleada del MSP, sino que trabaja para Purdy Motor S.A.
Seguridad Pública justificó la firma de la empleada de Purdy Motor como "error material", lo cual -según ellos- no alteró la recepción de los repuestos solicitados y el pago correspondiente.
"El error tiene su origen en que la factura se encuentra suscrita por la señora Cerdas en el espacio que indica: 'He recibido la mercadería de conformidad y acepto las condiciones estipuladas'. La factura fue recibida por el funcionario Miguel Chavarría Ruiz, quien sí es colaborador del Ministerio de Seguridad Pública y dicho acto consta en el extremo superior de la factura", comentaron.
El Ministerio de Seguridad informó que, aunque existe un error material, aseguraron que el recibido de la factura no es el único acto para efectuar el pago correspondiente, sino que debe existir un aval técnico y este fue emitido por el ingeniero Eduardo Villalobos Umaña, representante del Departamento de Mantenimiento Vehicular de este Ministerio.
"Que, en cumplimiento con los procedimientos establecidos por el Almacén Institucional, es obligación del proveedor que toda factura debe venir debidamente firmada por el funcionario de la casa proveedora que entrega los bienes y en este caso, la señora Jossette Cerdas fue la representante de la empresa Purdy Motor, S.A. y el funcionario del Ministerio de Seguridad, que en este caso fue suscrito por el funcionario del Almacén Institucional, señor Miguel Chavarría Ruiz. Que con base en lo anterior y el Aval Técnico donde se indica que la mercadería se recibió a satisfacción, se procedió a realizar el Asiento de Recepción, ya que se cumplió con los requisitos establecidos", explicaron.
A nombre de Purdy Motor
CRHoy.com consultó a la empresa Purdy Motor las razones por las cuales la empleada firmó dichas facturas y por medio de la agencia de comunicación CCK, indicaron que "la firma de cualquiera de nuestros funcionarios en las facturas generadas por la prestación de los servicios que brinda la empresa se hace exclusivamente a nombre de Purdy Motor. En el caso del Ministerio de Seguridad Pública, todos los documentos han sido recibidos y aceptados únicamente por funcionarios de dicha entidad".
Indicaron que Grupo Purdy, a través de Purdy Motor ha participado "en varios concursos y licitaciones emprendidos por diferentes instituciones públicas de nuestro país, siempre de forma transparente, ética y en apego de las leyes correspondientes".
"En ningún caso, la empresa brinda asesoría de ningún tipo a entidades u órganos públicos, con el fin de establecer criterios para la definición de sus compras de bienes y servicios. La participación de Purdy Motor se circunscribe a ofrecer servicios bajo los respectivos procedimientos de contratación administrativa y los medios legales establecidos para tal fin en el país", señalaron.
De igual forma se le enviaron las consultas a Jossette Cerdas sobre esta situación y mediante un correo indicó que copiaba las preguntas enviadas por CRHoy.com a ella, a Ana María Sequeira, Directora de Relaciones Corporativas y Sostenibilidad de Purdy, "quien se encarga de estos temas en la organización", dijo Cerdas.
Sequiera mediante otro correo reiteró las respuestas envidas por la empresa de comunicación CCK.
¿Quién debe dar el recibido?
A pesar de las explicaciones dadas por Purdy, el MSP y la Señora Cerdas, estas son inconsistentes con los procedimientos legales con respecto a la protección del Estado, de que lo que recibe es lo que compró.
El "Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado", de la Contraloría General de la República (CGR) establece en apartado 3.3. Facturas con cargo a un pedido y en el punto 3.3.1 Aspectos Generales, en el inciso 5:
"Que en el 'recibido por', se indique la fecha y firma del funcionario encargado de recibir a satisfacción los bienes y servicios correspondientes. Tener presente que tal funcionario al firmar, se responsabiliza de que el bien o servicio recibido concuerda con los términos contractuales previamente".
Además, el Ministerio de Hacienda emitió el procedimiento MM-01-07 "Recepción de Mercancía por Consumo, Obras y Servicios", en el cual se establece que cuando se recibe la mercadería se debe a la Proveeduría Institucional los documentos originales recibidos: factura comercial con sello de recibido conforme y número de pedido de compra al que se relaciona estampado en la misma.
La Auditoría Interna del MSP ha utilizado tanto el instructivo como el procedimiento como referencia en algunos estudios e informes realizados.
Incluso, el 10 de noviembre del 2016, emitieron el "Documento de advertencia 19-062-2016 AD/SA sobre facturas de Purdy Motor con información borrada e ilegible" dirigido al Director Financiero Tomás Brealey Zamora.
La Auditoría determinó que las facturas que estaba presentando dicha empresa en tres contrataciones directas correspondían a documentos emitidos en papel "fax" y esto facilitaba el borrado de la información. Las contrataciones revisadas por la auditoría del ministerio fueron la 2015CD-000527-09003, 2015CD-000766-09003 y la 2015CD-000880-09003.
El artículo 202 "Recepción provisional", del reglamento de la Ley de Contratación Administrativa establece en uno de sus párrafos que "…el funcionario encargado del trámite, acompañado de la respectiva asesoría técnica, deberá levantar un acta en la cual consignará las cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma de los presentes. Para esta diligencia podrá utilizarse como acta una copia del detalle del pedido u orden de compra".
Un diciembre de miles de dólares
La factura con el monto más alto firmada por la funcionaria de Purdy Motors es la 00100013010000135264 la cual contiene la orden de pedido 4600017682 por un monto de $505.994.66 dólares, emitida el 20 de diciembre del 2018 a las 3:23 pm.
En la factura, de la cual CRHoy.com tiene una copia, se consiga el nombre de la empleada, además de su número de cédula, la firma y la fecha que fue firmada, según el documento lo hizo un día después de emitida la factura, el 21 de diciembre de ese año. No se consigna la hora.
En la documentación del trámite realizado en el Sistema Integrado de Compras Públicas (Sicop) existe un oficio número MSP-DM-DVURFP-DGFP-SGFP-B 5286-2018, del 24 de diciembre dirigido a Thomas Brealey Zamora por parte del Subdirector General de la Fuerza Pública, Reinaldo González Cubero.
En el mismo se indica que se adjunta la factura por la compra de repuestos y accesorios recibidos a satisfacción por varios funcionarios del ministerio, incluida la funcionaria de Purdy, pero la misma no es empleada del MSP.
Además, se adjunta un documento denominado "Acta de Recibo Parcial de Mercadería", en el cual en el reglón de contratista viene firmado por la funcionaria de Purdy.
Dentro de las compras ejecutadas se registraron más de $10 mil en compra de aceites; más de $200 mil en repuestos denominados "Línea vieja Hilux"; $76 mil partes para RAV4; más de $41 mil en partes para Land Cruiser; y más de $55 mil en unidades Prado que fueron cuestionadas, ya que fueron adquiridas para directores regionales en el gobierno de la expresidenta Laura Chinchilla.
Un informe de la Auditoría Interna del MSP, número AFSP/SA-01578-2014 indicó que dichos vehículos fueron adquiridos sin la debida planificación. El monto de la compra que incluyó, 52 Toyota Prado y 38 RAV4, tuvo un costo superior a los ¢1.500 millones.
En ese mes se tramitaron dos facturas más. Una por $30.330 y una segunda por $4.192. Las dos también firmadas, en el espacio de recibido, por la funcionaria de Purdy Motor.
La primera es la 00100013010000132997 del 12 de diciembre a las 9:28 a.m. La empleada consigna, de igual forma, aceptando como recibida la mercadería confirmada y aceptando las condiciones estipuladas. Sin embargo, no se establece la fecha ni la hora de la rúbrica.
La compra es por más de $30 mil y se adquieren con fondos públicos una serie de repuestos que, según el registro del Almacén Institucional del MSP, se recibieron día después de emitida la factura. La orden de compra es la 460017215.
El tercer trámite firmado por la empleada en ese mes fue por un total de $4.192. La factura fue emitida el 14 de diciembre del 2018 y corresponde a la número 0010001301000133754. Igual que en los casos anteriores en lo documento está la firma de la empleada de la empresa automotriz, su nombre y el número de cédula.
En la documentación, que se adjunta a la factura, existen otros documentos con la firma y el recibido de funcionarios del Almacén Institucional del ministerio. Sin embargo, la factura original no cuenta con un sello institucional. Tampoco se consigan los repuestos adquiridos.
Firma y facturas al inicio de año
La situación que se vivió en diciembre del 2018 se volvió a repetir a inicios del 2019. La empleada de Purdy vuelve a estampar su firma, nombre y número de cédula, dándo por recibido por cuenta del MSP, en una de las facturas que tramitó esa compañía con el Ministerio de Seguridad por la compra de repuestos.
El documento fue emitido el 18 de enero del 2019 a las 2:17 p.m. El número de la factura es el 00100013010000140653 por un total de $61.205. El segundo monto más alto firmado por la empleada de Purdy, luego de la factura por $505 mil y los $30 mil de diciembre del 2018.
De la misma manera como en los casos anteriores se adjuntan documentos firmados por funcionarios del Almacén Institucional, sin embargo, en la factura emitida por Purdy no hay sellos del ministerio. Tampoco se consignan los repuestos adquiridos.
Auditoría cuestionó la compra de repuestos
La Auditoría Interna emitió un informe el 6 de diciembre pasado, MSP-DM-AG-966-2021, titulado "Informe de control interno 01-051-2021 CI/ASAA sobre la Contratación Directa 2018CD-000308-007100001 'Compra de repuestos originales para vehículo marca Toyota, Daihatsu y Hino".
En el mismo se revela que en una gran parte de las facturas de Purdy Motors S.A. revisadas por la Auditoría se tuvo como "limitante que solo se plantea la leyenda "Servicio de suministro de repuestos y acciones para vehículos" sin detallar los repuestos y accesorios adquiridos".
"Esta situación incumple con lo establecido en el punto 3.3.1 inciso 5, del Instructivo para la operativización del visado del gasto emitido por el Ministerio de Hacienda, en el cual se indica que la factura debe contener la descripción del bien comprado, por lo que dichas facturas deben contener el detalle de los repuestos adquiridos en las facturas de la Purdy Motors S.A." señaló la Auditoría.